IT技術の進歩によって様々な業種のお仕事がフリーランスで請け負い可能となり、その一つに秘書業務が挙げられます。欧米では1990年代頃からバーチャルアシスタントなどとしてフリーランスの秘書が活躍していますが、日本ではまだまだ企業などの一部門の仕事として認知されているのが実情ではないでしょうか。
しかし、昨今、日本でも専門職のアウトソーシング化が行われるようになり、フリーランスの秘書が徐々に増加しています。それでは、秘書のお仕事はどのように受発注されているのでしょうか。秘書業務や受発注の成功の秘訣をご紹介します。
秘書はアシスタントのエキスパート
テレビドラマなどでもよく見かける「秘書」ですが、その職務内容については漠然としたイメージしかお持ちでない方もいらっしゃることでしょう。端的に言えば、秘書は会社などの庶務を担当する人のことをいいます。どんな業界に属する会社かで多少異なりますが、代表的なものとして具体的に次のような業務があります。
- 来客、電話対応
- 文書、メールの作成や管理
- スケジュール管理、調整
- 会議の手配や出席
- 職場環境の整備
- 冠婚葬祭や贈答に関わる業務
このように、会社などの本来の業務が支障なく遂行できるように陰に日向に活躍するアシスタントのエキスパートが秘書なのです。
仕事の形態としては、秘書室や秘書課といったグループで仕事を分担する場合や、社長秘書などのように特定の役職を一人でサポートする場合があります。
秘書は庶務事務を統括する仕事ですから、高い事務・情報処理能力が要求されます。また、受付や来客対応の際には会社の顔となりますので、洗練されたビジネスマナーや接遇のスキルも必要です。勤務する会社によっては語学力を要することもあります。
一般事務職より高度なスキルが求められるため給与も若干高めであることが多く、正社員の場合、経験年数の長さに比例し年収200〜600万円位が一般的です。フリーランス契約や派遣社員の場合は業務内容によって異なりますが、時間単価1500〜2000円がおおよその相場となっています。
会社勤めとフリーランスでは何が違う？
会社勤めの秘書はあくまで社員ですから、営業職や技術職と同様に正規の勤務時間を拘束されます。一方、フリーランスの場合は、請け負った仕事に必要な時間だけ従事すればよく、手際よく処理できる人ならば複数の会社の業務を行うことも可能です。
会社勤めの秘書のように会議への出席など出先で仕事をすることもできますが、バーチャル秘書やオンライン秘書としてスケジュール管理や文書作成、経理事務、パソコンでの電話対応など在宅でできる仕事だけを受注することもできます。
フリーランスの秘書と契約する会社側のメリットとしては、コストの削減が挙げられます。業務に対する報酬を支払うだけでよく、給与や退職金、保険料といった人件費が不要となるからです。当然、残業代も発生しませんし、秘書が使用する機器のリース料や通信費、電気代なども必要ありません。そのほか、地方や海外に居住するハイスキルなフリーランサーと契約できるというのもメリットの一つです。
このようなケースで、企業はフリーランスの秘書を必要としています。フリーランスの秘書を目指す方は、上記のような点を頭に入れながらお仕事を探してみましょう。
参照：厚生労働省「フリーランスとして安心して働ける環境を整備するためのガイドライン」
秘書はフリーランスでもできる！
秘書の仕事の外注の多くは即戦力を求めるものです。では、秘書未経験者がフリーランスで秘書を始めるのは難しいのかというと、そんなことはありません。秘書の仕事は多岐にわたるので、自分のスキルに合ったものを選べばよいのです。
そのためには業務内容の見極めが大変重要です。秘書の経験が少ない人は、文書の作成やメール・電話対応といった簡易な業務や、ある程度システム化、マニュアル化された仕事から始めるとよいでしょう。焦らず着実に経験を積むことでスキルアップが図れ、また、クライアントとの信頼関係が構築できたり、よい人脈を得たりして、少しずつ仕事の幅が広がります。
会社勤めの秘書と異なりフリーランスでは単独で業務を行う場合が多いので、優先順位が分かりにくい仕事や大きな裁量を持つ仕事をいきなり受注すると、タスクが達成できなかったり、こなしたはずの仕事が不十分だったりして、信頼関係を損なう結果になりますので注意が必要です。
クラウドソーシングで秘書の仕事を探してみよう
近年、日本でもクラウドワークスなどのクラウドソーシングサービスが増え、フリーランスが活躍する場が拡大しています。秘書業務も文書作成やメール対応など、秘書のエキスパートでなくても自分の経験値やスキルに合ったものを探すことができ、一般常識を持っていればできる仕事も見つけられるので、秘書を始めてみようという方にはオススメです。
中には電話代行などの在宅業務から戦略会議出席、プロジェクトのディレクションといった特殊なものもありますので、自分の能力や空いた時間をフルに活用することができます。
もちろん、よい仕事獲得のためには、秘書に必要なスキルを磨くことも大事ですし、在宅で行うためには機器や回線などの環境を整えることも重要です。誰もができる仕事は単価が安くても応募が多く激戦となりますが、自分のできることをしっかりアピールし誠実に対応することが発注者に注視してもらうためのポイントです。
フリーランスで秘書を始めてみようと興味を持たれた方は、ぜひクラウドワークスをのぞいてみてください。
