フリーランスに限らず、手帳は仕事をするすべての人に欠かせないアイテムと言っても過言ではありませんが、みなさんは手帳を活用していますか？
この記事では手帳の役割や使い方を「予定と実績の管理」の点から解説しました。
というのも、フリーランスは仕事の私生活の境界が曖昧なため、自己管理がおろそかになると不調やスランプに陥りがりです。よって進むべき方向や思い描く姿を忘れないために、今日の行動や実績を記録して振り返ることがとても重要だと筆者は考えます。
フリーランスにとって仕事のスケジューリングやタスク管理はもちろん、体調管理や将来計画も仕事です。手帳をうまく活用すれば自分自身を見つめなおし、改善するきっかけもつかめますよ。ぜひご覧下さい。
手帳＝スケジュール管理
手帳の使い方で真っ先に思い浮かべるものは「スケジュール管理」ですよね。アポの時間や打合わせの時間、納品日など忘れてはいけない日付や時間を記録・管理するために使います。
しかし手帳を使うことで自分の時間が増えた、時間の使い方が変わったという声はあまり聞きません。単にアポイントメントを忘れないで済むといったレベルであれば、手帳ではなくメモ帳やA4裏紙にメモするだけで良いはずです。
手帳を使ってスケジュール管理をうまくやるためにはどうしたら良いでしょう？
手帳には自分の予定を書き込んでしまうこと
フリーランスはほとんどすべての予定を自分で決めることができます。よって、自分のための時間や計画は仕事の予定よりも先に手帳に書き込んでしまいましょう。
手帳に空欄があるとついつい仕事の予定を入れてしまい、気がつけば余裕がなくなっていた、他の仕事を入れる余地がない、休みが取れない、そんな状態になってしまいます。これではスケジューリング、時間マネジメントとは言えません。
ポイントは「自分の予定を真っ先に手帳に書き込む」ということです。
計画は修正を前提とする
スケジューリングやマネジメントというと、綿密な計画を立て、それを死守することだと思いがちです。しかしこれだけですべての仕事がうまくいくことはありません。
計画が頓挫してしまう人の多くは、立てた計画や目標が達成できなくて嫌になってしまいます。嫌になるくらいなら、現実や環境に合わせて計画を修正し、目標に向かって少しでも進むほうが良い結果が得られます。
フリーランスは手帳にヒト・モノ・カネを記録するのがポイント
フリーランスとして働いていると、日常生活と仕事の境界線が曖昧になりがちです。この状態が続くと自分の方向性、目指すゴールと自分の距離を見失ってしまうことになりかねません。
そのため日々の行動を記録し、どのくらい仕事をしているか、またはちゃんと休んでいるのかを可視化して自分を定期的に振り返ることをおすすめします。
具体的には「どんな人と会ったか」「何を買ったか」「どのくらい稼いだか・使ったか」を手帳に書いておくと、自分の行動や時間の使い方がより鮮明にわかりますよ。
参照：厚生労働省「フリーランスとして安心して働ける環境を整備するためのガイドライン」
フリーランスは手帳で体調とモチベーションを管理すべし
フリーランスにとって体調やモチベーションを管理することは大切な仕事のひとつです。とはいえ、「なんとなくやる気が出ない」「今日は仕事を頑張れそうだ」など感覚だけを頼りにしていては、自分の甘さに流されてしまうことになります。
そこで手帳に「今の体調や気分」をひと言でかまわないのでつけてみましょう。
こうするとやる気がいまひとつの日、体調の良い日など振り返ることができますし、曜日や時間によって好不調の波があることなど、自分をより深く知ることができます。
プライベートや仕事の出来事、天気や気温、睡眠時間など気になることを合わせて書き込んでおけば、生活改善策やモチベーション低下の予防策をとることもできますよ。
フリーランスのための簡単手帳活用法
ここまでご紹介した手帳活用法を実行に移すポイントをお伝えします。使うものは一般的なウィークリー手帳とデイリー手帳です。
タスク管理をマンスリーページ・行動記録をウィークリーページ
いわゆるウィークリー手帳（週間手帳）には見開きで1週間分のスケジュールを書き込めるページと1ヶ月分のマンスリーページ（月間計画ページ）があります。
マンスリーページに納期やその日のタスクを書き込んでみましょう。これでその月はどのくらいのタスクをこなしたのかひと目でわかるようになります。
ウィークリーページにはもちろん予定やスケジュールを書き込みますが、さらに何時から何時まで何をしたのか、誰と会ったのか、どこに行ったのか、経費を何に使ったのかなど1日の動きを書き込んでいけば、行動記録を残すことができます。
この方法だと「予定と実績」をひとつの手帳に残すことができるため、自分の生活そのものが仕事でもあるフリーランスの効率的な自己管理を実現します。
予定と実績、仕事とプライベートの書き分けは色を変える〜3色ボールペンの活用
ひとつの手帳に色々なことを書き込むとどうしてもごちゃごちゃした書き込みになりがちです。そこで筆者は3色ボールペンなどを活用しています。
- 仕事の計画は赤色
- プライベートの計画は緑色
- 行動の実績や体調管理などのメモは青色
など、ご自身の好みや管理しやすい分け方で色分けするとスムーズです。
デイリー手帳で業務日誌と日記をつける
ウィークリー手帳で行動と実績を管理するのが難しい場合、記録用としてデイリー手帳を1冊用意するのこともおすすめします。
デイリー手帳はページ数がかさむため持ち歩きが負担になることもあります。そのため自宅の仕事机に置いておき、仕事の合間やその日の終わりに1日の業務内容やプライベートの出来事、体調やモチベーションなどを書き込む日誌として活用してはいかがでしょう。
買ったけど使ってないデイリー手帳があれば、ぜひ今日から始めて下さい。記録をつけるだけで、自分の生活や時間の使い方の改善点が見えてきますよ。
手帳の持ち歩きが苦手ならスマートフォンを活用しよう
特に外出が多い方は手帳の持ち歩きが負担になりがちですから、スマートフォンの手帳アプリの活用をおすすめします。アポイントメントや仕事の計画はスマートフォンで一元管理すれば荷物も減って身軽になりますね。
行動記録は自宅にデイリー手帳を置いて1日の終わりに書き込めば良いでしょう。
行動記録もスマホで済ますこともできますが、筆者は紙の手帳をおすすめします。紙の手帳は一覧性にすぐれているため、1週間・1ヶ月の振り返りには最適です。
デキるフリーランスは手帳を活用しています
フリーランスという働き方は誰からも縛られない反面、すべてを自分で管理することが必要な難しい働き方です。
よって手帳のようなツールを活用して自分をマネジメントしなければ、糸の切れたタコのように状況任せ、運任せのフリーランス人生になってしまいます。
手帳活用のポイントはスケジューリングよりも、記録と振り返りです。手帳にすべてを書き込み、振り返を続けていれば今日やるべきことや目指している方向を見失うことはありません。
みなさんは今、自分の目指す方向に進んでいますか？今日の行動は理想に近づくものでしたか？
手帳を活用して、どんどん才能を発揮してくださいね！
