フリーランス、いえ国民として必ず果たさないといけない「納税の義務」は皆さんご存じでしょう。納税というと皆さんは確定申告を思い浮かべると思いますが、手続きの中で頭を悩ますのが経費です。
経費を甘く見ないで下さい。
経費を処理しておかないと本来の額より大きな税金を払ってしまうことになりかねませんから、経費の知識をしっかりつけて適切な額の税金を納めましょう。
この記事では駆け出しの初心者フリーランスやこれから独立を考えている皆様に向けて、フリーランスの経費についてお伝えします。
この記事を読んで頂ければ、スムーズな確定申告と適正な経費処理をするための知識を身につけて頂いて、無駄な時間を費やすことなくフリーランスの活動に集中できるようになるでしょう。さらに税金も抑えることができるようになりますよ。
経費は日々発生するものですから、経理処理のたびに悩んでいては時間がもったいないですし、さらに誤った処理を続けていると確定申告前に大慌てしてしまいます。
フリーランスの経費についてしっかり押さえておきましょう！
経費と確定申告についてしっかり理解しよう
そもそも経費とは何か
さて、会社では経費というと「会社のため、仕事のために使ったお金」でしたね。領収証を経理部などの担当者に提出して、後日お金をもらったり、前もって受け取ったりしていたと思います。
フリーランスでもこの経費の考え方は変わりません。つまり、経費とは仕事を行うために必要なお金（費用）のことと理解しておきましょう。
従って、フリーランスが仕事に関連して使うお金はすべて経費となります。お客様と会うための交通費はもちろん、勉強のために購入した書籍代や文房具などの消耗品、パソコンや周辺機器、事務所の家賃や光熱費などあらゆるものが経費に含まれます。
確定申告とは何か
フリーランスとして必ず突き当たる壁が確定申告で、経費の知識の有無で税額が大きく変わることもあります。
ここでみなさん、そもそも確定申告とは何かご存じですか？
まずは確定申告とは何かをみていきましょう。
確定申告とは前年1月〜12月、1年間の所得を確定して、税額を計算して申告する手続きです。国や税務署はあなたの収入を把握しているわけではありませんから、フリーランス自身が所得を確定させて、税額を計算して申告する必要があるということですね。
確定申告は例年2月〜3月にかけて行われ、所得税は即日納付となりますので納税を見越した資金計画を立てておきましょう。
参照：国税庁「国税の納付手続（納期限・振替日・納付方法）」
経費の知識がなければ税額が大きくなる？！
確定申告ではさまざまな計算を経て税額を計算しますが、金額の大きさに最も関わるのが経費です。
というのも、税金の申告額は基本的に利益に税率をかけたものです。
ここで利益とは「利益＝年間売上−経費」から計算されますから、同じ売上でも経費が小さければ利益が大きくなるため、税額も大きくなりますね。
そのため、経費として認められるものはしっかり計算して、適正な確定申告を行うことが肝要です。経費になるはずのものを算入せず、その分余計に税金を支払ってしまうことになりかねませんから、注意しましょう。
税額を計算してみよう｜え？！こんなに税金払うの？！
経費の知識が有無がどのくらい税額に跳ね返ってくるのか、実際に計算してみましょう。
売上800万円の順風満帆エンジニアの所得税
では実際に、経費の知識の有無がどのくらい税額に関係するのか実際に計算してみましょう。
（モデルケース：経費の知識がないフリーエンジニアの場合）
1年間の売上は800万円で、1年目にしては上々の出来と上機嫌な彼は確定申告に臨みました。
経費について漠然としか理解していなかったため、パソコン代や通信費、消耗品費といった経費になるとわかっている費用だけを経費として計上したところ、経費の額は年間65万円でした。
この売上と経費で所得税を計算してみましょう。
(8,000,000–650,000)×0.23-636,000=1,054,500
所得税の金額は1,054,000円（千円未満の端数切り捨て）です。
（モデルケース：経費の知識があるフリーエンジニアの場合）
1年間の売上げは800万円でしたが、経理の知識があるため福利厚生費や経費として算入できる食事代、仕事として使った分の家賃光熱費などを考慮した結果、経費の額は110万円でした。
では所得税を計算してみましょう。
(8,000,000-1,100,000)×0.20-427,500=952,500
所得税の金額は952,000円（千円未満の端数切り捨て）です。
なぜ10万円も税金が違うのか
経費の額の大小、つまり経費計上できるものをきちんと取り込んでいるかによって税額は変わります。さらに所得税は累進課税方式で税率は7段階に分かれているため、経費の額が大きくなると税率まで変わるため、今回のモデルケースでは10万円も税額が変わりました。
経費の知識はしっかりつけておきたいですね。
経費をしっかり計上するためにフリーランスがするべきこと
記帳方法や申告方法を決める
さっそく経理処理に入りたいところですが、その前に確定申告をどのように行うかを決めないといけません。
確定申告には青色申告と白色申告があります。それぞれメリットデメリットがありますが、青色申告の場合は複式簿記で記帳しなければならないことや事前に税務署に届け出をしておく必要もあります。
自分がどのような申告方法をとるのか、記帳は単式簿記か複式簿記かなどは最初に決めておきましょう。
レシートや領収書は証拠としてしっかり保管
レシートや領収書は経費としてお金を使った証拠ですから、きちんと保管しておきましょう。
名前入りの領収書ではなく、レジでもらうレシートも証拠書類になりますので安心して下さい。
簡単に保管するなら、ノートや情報カードなどに貼り付けておくと良いです。貼り付ける時は目的のレシートや領収書がすぐに見つかるように貼ることが大切ですから、日付順などわかりやすいルールを決めて保管しましょう。
レシートや領収書がない時は出金伝票を使う
バスや電車の切符など領収書がもらえなかったものや領収書をなくしてしまった場合は出金伝票で対応します。ただしすべてを出金伝票で対応するのは、客観的に見て不自然なことですから高額なものや領収書、レシートがあるものは必ず受け取って保管しておくことが大切です。
経理処理(記帳処理)は会計ソフトが便利
レシートや領収書を受け取った、つまり経費を使った場合は証拠を保管すると同時に記帳処理をしましょう。
この時簿記の知識を活用して手書きで記帳してもまったく問題ありません。しかし会計ソフトを使うと事務処理が大幅に楽になりますから、ぜひ検討して下さい。
筆者の周りには会計ソフトを利用したおかげで、確定申告の準備を1日で終えたフリーランスもいます。絶対に見逃せないポイントですよ。
記帳結果をチェックして書類作成
年が明けて1月になれば売上と経費が確定します。記帳結果から費目ごとの経費を算出し、さらに保険料などの各種控除の計算を行えば確定申告の書類が完成します。
白色申告か青色申告か、複式簿記か単式簿記かなどにより必要な書類や帳簿が異なりますので、事前に確認しておくことも大切です。
本業に専念するためにも経費の知識をしっかり身につけましょう
フリーランスは日常生活と仕事の活動がとても曖昧です。そのため経費になるお金の使い方を見落としがちですが、経費の知識を活かすことで税額を抑えることができます。
さらに経費の知識は、記帳といった経理処理をスムーズに行えるようになりますから、時間を節約して本業にも良い影響を与えるでしょう。
みなさんは何を経費に計上していますか？福利厚生費など見落としがちな経費もあります。身の回りで経費になりそうなものを探してみて下さい！
