昨今では、仕事上の手続きや契約のやり取りを対面することなくクラウド上で完結できるようになりました。そのため、自宅を事務所として活動しているフリーランスも多いことでしょう。フリーランスは自宅兼事務所で問題ない！と思われがちですが、実は事務所がないことで問題が生じる場合もあります。この記事では、自宅兼事務所の場合の問題点や、フリーランスが事務所を借りる場合の場所選びと準備について紹介します。
自宅兼事務所のメリット＆デメリット 事務所がなくて困ることとは？
フリーランスになってまだ間もない場合は仕事が不安定で思うような収入を得られないことが多いため、自宅を事務所として使うケースが一般的です。自宅を事務所として使えば、家賃を払わなくていいのはもちろん、地代家賃として仕事場として使っている面積分の家賃を経費計上できるため、節税にもなります。
しかし、自宅を事務所にできない場合があります。賃貸物件は主に居住用として貸し出しを行っていることから、アパートやマンションの管理会社がビジネス用途での利用を認めないケースがあります。住居として借りた部屋を事務所にしていることが管理会社や大家に知れると契約違反となり、最悪の場合立ち退かなければならなくなります。そのため、自宅を事務所として申請する前には、まず今の家が事務所として利用できるかどうか確認する必要があります。
また、自宅を事務所にしていると、クライアントとの打ち合わせが必要になった場合呼ぶことが難しいという不都合も生じます。さらに名刺やホームページに自宅の住所を記載することもプライバシーやセキュリティー上おすすめできません。その他にも、仕事が増えて一人では手がまわらなくなり従業員を雇う必要が出てきた場合、手狭になるといった問題が考えられます。
では、逆に事務所を構えることでどのようなメリットがあるのでしょうか。また自宅とは別に事務所を構えることでどのような問題があるのでしょうか。
事務所を借りるメリット＆デメリット
事務所を借りると、名刺やホームページに記載する住所を事務所に設定できるので個人情報を公にしなくてすみます。また、事務所を構えることで事業者としての信用を得やすいほか、仕事の打ち合わせをしやすいといったメリットが挙げられます。さらに働く場所とプライベートを過ごす場所とを分けることで、仕事のオン・オフが切り替えやすくなるのもメリットです。
その一方で賃貸料や通信費、光熱費などのコストが自宅とは別にかかることから、金銭的な負担が大きくなります。
そのため、仕事が軌道に乗るまでは自宅を利用し、自宅で業務を行うには不都合な点が出てきた場合に、事務所を借りることを検討するとよいでしょう。
参照：厚生労働省「フリーランスとして安心して働ける環境を整備するためのガイドライン」
事務所に必要な設備・立地条件とは？
必要な設備
- 椅子・机
- 電話、パソコン・プリンター、シュレッダー
- ホワイトボード、棚、パーテーション
- プロジェクター、スタンドライト
- トイレ、ミニキッチン（給湯室）、駐車場など
事務所を構える際、具体的には何が必要なのでしょうか。事業内容によっても多少異なるものの、最低限必要な設備として椅子や机、パソコン、電話は用意しておきたいものです。また、打ち合わせが必要な場合に備えて、パーテーションなどもあると便利でしょう。トイレやミニキッチンは共同の場合もありますが、専用のトイレや給湯室があると安心です。
立地条件
- 主要取引先から近い場所
- 駅の沿線または駅からの距離が近い場所
- 街のイメージ
- エリアに競合する事務所があるかどうか
- 自治体の融資など
仕事内容によって違いはありますが、取引先と対面でやり取りを行うことが多い方の場合、主要取引先やこれから取引先になりそうな見込み客が多くいる地域を選びます。駅からの距離が近い場所を選ぶと移動もスムーズで、人も集まりやすいでしょう。また、街のイメージがそのまま事務所のイメージにつながることもあります。同じエリアに競合する事務所がある場合、見込み客が周辺にいるということの証明になりますが、その分客を持っていかれるという可能性も十分考えられるでしょう。
もちろん事務所を借りるためには、まとまった資金が必要です。民間の銀行からの資金調達が難しい場合は「日本政策金融公庫」などの公的融資制度が利用できますが、自治体からの融資を受けられる「制度融資」などもあります。これは、各自治体によって金額や条件が異なりますが、一般的に自治体の融資は低金利であるうえに、無担保で保証人不要などのメリットがあります。
事務所におすすめの物件3選
SOHO賃貸物件
不動産の情報サイトに「SOHO可」と記載があれば、自宅兼事務所が可能な物件ということになります。SOHOとは”Small Office Home Office”の略語で、自宅とオフィスを兼ねて居住できる物件を「SOHO賃貸物件」といいます。SOHO賃貸物件の場合、通常の事務所より初期費用が安く済むのが利点です。また、自宅を兼ねているので夜遅くまで仕事ができます。退去時にかかる費用も事務所物件と比べると安く済む場合が多いです。さらにSOHO賃貸物件は住居でありながら事務所も想定されているため、キッチンなどが隠せるなど、生活感が出ないような工夫がされたデザイナーズ物件が多いという特徴もあります。
ただ、SOHO可といっても建物は通常の賃貸アパートやマンションである場合が多く、基本的に不特定多数の人が出入りする業種には向いていません。あくまでも住居が主体となりますが、表札は個人名と会社名の両方の記載が必要な場合や、登記不可の制約があるなどのケースもあるため契約の際には確認が必要です。
居抜き物件
街を歩いていると「居抜き物件」と表示された物件を目にすることがあるかと思います。居抜き物件とは、前のテナントによる内装や設備がそのまま残されている物件のことで、同業種であればそのままの状態で利用することができます。居抜き物件は、前のオーナーにとってみれば解体費用などを削減できること、場合によっては設備を買い取ってもらえる可能性があるなどのメリットがあり、新規で借りる側からみるとそのまま設備を使うことによってコストが削減できるなど双方にメリットがあります。しかし、内装が合わない場合や、営業不振で経営に失敗した事業所であれば、また同じ失敗をしてしまうというリスクも考えられます。居抜き物件を選ぶ際には、こういったリスクも考えたうえで検討しましょう。
コワーキングスペースやシェアオフィス
コワーキングスペースとは、設備やデスクを他のワーカーと共有して利用するオフィススペースのことです。設備を共有するため、個人で事務所を構えるよりも経費を大幅に削減できます。利用料金も、月額契約だけでなく1時間単位で利用可能な「ドロップイン」という利用形態があり、気軽に活用できます。さらに、コワーキングスペースにはオープンな仕事場のほか、打ち合わせ等に利用できる会議室を用意しているところもあり、様々な設備が揃っているのもメリットです。
シェアオフィスは仕事場が個室形態をとっているところが多い傾向ですが、コワーキングスペースとほぼ同じ意味でとらえられています。
仕事の環境改善がやる気につながる！
事務所を検討する際、物件にはSOHO物件や居抜き物件などいろいろありますが、仕事のモチベーションが上がる事務所を選びましょう。
自宅兼事務所からスタートして、コワーキングスペースへ。シェアオフィスを経て、専用の事務所を構える。事業の拡大とともに働くスペースも変化します。事業の計画と並行して、仕事場の環境についても計画を立てましょう。
参照：事務所の場所別にメリット・デメリットを解説した記事はこちら
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