好きな時間に、好きな場所で仕事ができるフリーランス。フリーランスの仕事環境は多様化していますが、１０人に１人がフリーランスといわれる時代においてフリーランスたちはどこで仕事をしているのでしょうか。また、フリーランスのオフィスには何が必要なのでしょうか。フリーランスの仕事場を調査しました。
フリーランスのオフィスに必要なもの
仕事の業種によって必要なものは異なりますが、最低限必要なものを上げると次のようになります。
- 机、椅子
パソコンを使って作業をするWebデザイナーやエンジニア、ライターはパソコンを置く机が、ハンドメイド作品を販売する人は、作業台が必要です。床や畳に座る人以外は椅子も必要です。こちらは、10万円以下の場合、消耗品費として経費に計上することができます。
- パソコン・プリンター・インターネット環境
ハンドメイド作品を販売する人は、ハンドメイド作品を制作のためにひつような材料。
商品の写真を撮影するカメラ、パソコン、プリンターなど必要に応じて。こちらも10万以下のPC機器であれば消耗品費として、またインターネット環境は通信費として経費に計上することができます。
- 名刺など
Web上のポートフォリオも名刺のかわりになります。営業活動で直接依頼主と会う機会が多い人は、名刺を作るとよいでしょう。
- 電話（携帯,スマートフォンなど）
依頼主とのやり取りで使います。LINEやスカイプなどの無料通話を希望する依頼主も増えています。電話ではなく、メールやチャット（チャットワーク）でのやり取りすることも。
- 固定電話【FAX】
携帯電話があれば、連絡できますが、固定電話やFAXでのやり取りが必要なケースもあります。
- 住所
商品の受け渡しや、秘密保持契約などの契約書を郵送するときに必要です。
コスト削減したい：自宅をオフィスに
一番、コストがかからないのは自宅です。フリーランスの多くが自宅で仕事をしています。
固定費が極力削減できます。
しかし、住所や電話番号などの個人情報が外部にもれてしまう可能性があります。ハンドメイド商品の売買など、不特定多数の人とかかわる場合には特に注意が必要です。プライベートと仕事の切り替えが難しいことや、個人事業主として申請する場合、賃貸物件に住んでいると自宅が申請できない可能性もあります。
参照：厚生労働省「フリーランスとして安心して働ける環境を整備するためのガイドライン」
住所と電話番号だけ欲しい：コストを抑えるバーチャルオフィス
東京都渋谷区を中心に多く存在する「バーチャルオフィス」。バーチャルオフィスは、オフィスとしての実態はありませんが、住所、電話、郵便に関して必要な機能を提供します。住所や電話番号を貸し出し、郵便物の受け取りや電話応対などの代行サービスが受けられます。
バーチャルオフィスの住所や電話番号が使えてオフィスの住所を拠点とし、自宅まで郵便物が届きます。また、実際に１時間単位で部屋を貸すサービスもあります。現実的にオフィスを仕事場にするわけではないので、場所を確認せず契約する人が多いです。
バーチャルオフィスの問題点として、利用者からは、荷物が届くのが遅いこと、場所を確認せずに契約し後からその場所へ行ってみると建物が存在しなかった、古すぎた。バーチャル住所は移転のリスクが高く登記先の住所にするには不安などの声が上がっています。
利用料は、サービスに応じて異なりますが、数千円～数万円が相場となっています。
低価格で仕事場を提供：レンタルオフィス
レンタルオフィスは、業務に必要な椅子や机、文具やシュレッダー、コピー機など仕事に必要な道具と場所が借りられるサービスです。オフィスの住所や電話番号も使え、電話代行サービスなどもあります。自分専用のデスクや個室をレンタルし、月極めでレンタル料を払います。フリードリンクやお菓子が付いているところもあるなど、レンタルオフィスによってユニークなサービスを受けられるところもあります。
しかしながら、レンタルオフィスはオプションサービスが多く、考えているよりコストがかかる、レンタルオフィスの会社が倒産することなどが問題視されています。オプションサービスや立地によって相場は異なりますが月５万円くらいが相場となっています。
複数の利用者で場所を共有：シェアオフィス
シェアオフィスは複数の利用者が同じスペースを共有するオフィスで、2000年に誕生しました。ネット回線やデスク、会議室、仕事に必要なOA機器を利用者で共有します。希望者には固定電話の設置や住所登記も対応しており、レンタルオフィスよりも格安なのが特徴です。フリーランスになったばかりの人や出張先などで仕事をする会社員が利用しています。
シェアオフィスの問題点としては、オープンスペースのため機密情報がもれやすいこと、ルールが決められていないのでマナーの悪い利用者がいると騒がしく仕事に集中できないなどがあります。こちらも立地や利用できるサービスによって相場は変わりますが、１万円程度から利用することができます。
カフェのような空間で落ち着いて仕事したい：コワーキングスペース
コワーキングスペースはオフィスとは異なり、仕事場が個室ではなく、カフェのようなオープンスペースになっています。スペースを共有してイベントを開催するなど、それぞれがアイデアを交換し合い共有するコミュニティーの場でもあります。学生、ビジネスマン、フリーランス、などが利用しています。基本的に設備は共有。コーヒーなどのドリンクサービスも充実しています。
コワーキングスペースの問題点としては、すべてが共有なので騒がしいこと、作業スペースが狭いことなどです。まだまだ東京、大阪、福岡など都心部にも数は少なく、時間帯によっては混んでおり利用したいときに利用できないなどの問題もあります。利用料金は１日1000円～。初日は無料のところもあります。
フリーランスのオフィス環境で大切なこと
自宅をオフィスにするにしても、またレンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペースを利用するにしても、オフィス環境で必要なことは決まっています。それぞれの問題点からみえてくる快適なオフィス環境についてまとめると次のようになります。
- 雑音やBGMのレベル。
仕事をするのに快適なBGMは人によって異なります。物音一つ立つだけで集中力が途切れてしまう人、ある程度の雑音がある方が集中できる人、BGMとしてゆったりとした音楽が掛かっているくらいがアイディアを思いつきやすい人など様々です。耳から入ってくる音というのは仕事の集中に直接影響しますので、それぞれの場所でどんな音が聞こえてくるのかをイメージしてみましょう。
- 作業スペースの確保。
職種によっては、ノートPCだけでなくペンタブや参考書籍、またノートを広げたりしながら仕事をするという人もいます。先ほども紹介したようにコワーキングスペースなどでは、ゆったりとスペースを確保しにくい場所もありますので、利用する前に確認しましょう。
- セキュリティの高さ。
オープンスペースでは、同じような境遇のフリーランスの方なども多数仕事をしています。守秘義務のある案件を覗き見られたり、また共有のネットワークにアクセスし個人情報を盗まれたりなんてことも考えられます。誰でもネットが簡単に使えるというのは一つのメリットですが、本当に安全かどうか、セキュリティのためにパスが付いているかどうか、侵入されないような対策が施されているかなどチェックしておきましょう。
- 低価格。
賃貸契約のアパートやマンションでは基本的に住居用で貸し出しているため、事業用に使用することを禁止しているところが多いです。だからといって、レンタルオフィスを借りるとなると家賃と同程度の金額が掛かってしまうこともあります。またコワーキングスペースも月額、日額、また時間ごとで料金を設定しているところもあります。自分がつきにどれだけ使うかを計算し、自分がオフィスに使える金額をあらかじめ考えておきましょう。
- 必要なものがレンタルできるか。
住所や電話番号を含めて、様々な機器をレンタルできるというのが自宅外オフィスを利用する一番のメリットです。ふたを開けたら利用できなかった、別料金が掛かるなどの問題が起きないようにチェックしておきましょう。
仕事の効率が上がる！オフィスの賢い選び方
快適な仕事環境を手に入れるためにまずは、仕事の効率が上がるオフィスの環境を考えましょう。バーチャルオフィス、レンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペースの数は豊富にあります。そのなかから、利用したいオフィスを探し、訪れましょう。
足を運んでみると、インターネットのHPの印象と異なることがあります。１時間300円くらいで時間貸ししているオフィスや初回であれば無料でレンタルするオフィスもあるので、気軽に利用しましょう。
