人材不足が深刻化し、リモートワーク導入を検討する・リモートワーカーを活用する企業が増えてきました。総務省もICT利用推進の一環として導入を推奨しています。
導入により生産性も成果も向上するという意見もある反面、そうとも言えないといった視点もあります。生産性向上のために必要な要件を見ていきましょう。
働き方改革で導入されるリモートワーク
少子高齢化により人材確保が急務となる中、働き方改革の一環としてリモートワークの必要性が高まってきています。オフィスの外でもインターネットを活用して働くことができるため、今までは働くのが厳しかった人にも仕事を続ける道が開けてきたといえるでしょう。
具体的には、育児や介護・家族や健康上の理由で自宅を離れにくくなった人、配偶者の転勤等でやむを得ず遠方へ引っ越す人などを活用することができます。また、地方に移り住みたい人、海外在住の人など、場所を問わずに人材を集めることも可能になりつつあります。
一方で、Yahoo!やGoogleなど、名だたる大企業はオフィスへ回帰する方向性にシフトしています。その理由は「プロジェクトのメンバーが離れているとコミュニケーションが取りにくく、生産性が上がらない」ため。つまり、リモートワークは業務の種類によって向き不向きがあること、そして導入によって必ずしも生産性が上がるとは限らないことを意味します。
リモートワークで生産性は上がるのか？
リモートワーク導入と言っても、こなすべき仕事の流れや量が大きく変わらなければ、生産性は大きく変わりません。むしろ、互いのやりとりに手間を要する分、下がってしまう恐れもあるのです。
生産性を上げるためには、メンバーの意識改革とリモートワークのための環境整備が求められます。具体的には「働く時間の長さ」を評価するのではなく、同じ時間で達成する「時間対成果」を評価するよう、評価制度を整えます。そうなれば長時間労働は却って評価が下がるため、不必要な残業がなくなり、生産性向上を意識するメンバーも増えるでしょう。
同時にリモートワークでは、誰も見ていなくても計画的に仕事を進めていくための自己管理能力が必要です。リモートワークで仕事を任されるのは、会社やチームからの「信頼」「十分なスキル」の証であることを、対象者に伝える機会を設けます。そして、限られた時間内に仕事を終わらせれば、より多くの時間を自分の好きなことに使えるのだということも、定期的に伝えられるとよいでしょう。
環境整備に関しては次項で述べます。
生産性を上げるためにできること
ここでは、リモートワークで生産性を上げるためにできる工夫を紹介します。
デジタルな仕事環境を整える
リモートワークではオフィスの外から情報を共有でき、仕事を進めるための仕組みが必要です。具体的な例としては、極力紙をなくし（ペーパーレス）、サーバーからクラウドストレージ上での文書管理への移行、メールからチャットへの移行が挙げられます。ICTを用いてどこからでも共有データにアクセスできる環境を整えましょう。
導入初期段階では、オフィスに準じた管理ツールもある
リモートワーク導入の初期段階では、メンバーが仕事をしている様子をうかがえる管理ツールを用いて、オフィス同様の緊張感で仕事を促す手法もあります。
・リモートワークに最適なバーチャルオフィス 企業のリモートワークにRemotty
PCやスマホにあるカメラで顔を映し出すことにより、デスクで仕事をしている顔を定期的に確認することができます。
・F-Chair＋（エフチェアプラス）
「働いている時間」と「何をしているか」を同時に管理できる働き方改革支援ツール
作業時間の記録ができるため、リモートワーカーの勤怠管理にも活用できます。また、PC画面のキャプチャが自動的にランダムで保存され、メンバーが何をしているかも管理可能です。
コミュニケーション活性化の工夫
チームで仕事に取り組む場合、リモートワーカー同士では互いの進捗状況が見えにくく、抱え込んで生産性が落ちる場合があります。グループチャット等で週1回など、進捗を定期的に報告しあう機会を設けることも改善策の１つです。
気軽に助けを求めあえる雰囲気づくりのため、もし可能であれば、顔を見ながら交流できる機会を設けるのがよいでしょう。
メンバー同士が直接顔をあわせるのが一番望ましいですが、遠い場合には定期的なビデオ会議も有効とされます。それが難しくても例えばSlackのような、ちょっとした悩みやアイデアを気軽につぶやける機能があるチャットツールの導入も考えられるでしょう。
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まとめ
リモートワークによって多様な人材を活用できる反面、必ずしも生産性が上がるとは限りません。生産性を高めるには、勤務時間の長さを評価する従来の形から、時間対成果を評価する制度と意識改革が必要となるでしょう。併せて、環境整備とコミュニケーションの活性化を通じて、生産性を最大限に高めたいものです。
