請求書を作るのは、難しくて面倒だと思っていませんか？たしかに、一から自分で作ろうとすれば面倒ですし、正しくない請求書を作ってしまうかもしれません。しかし、テンプレートやサービスを活用することで、簡単に正しい請求書が作れるようになります。
フリーランスとして業務を受注していく中で、クライアントに請求書の発行を求められる場合があります。そんな時にも、しっかりした請求書をすぐに作れるようにしておきましょう。誤った請求書は、クライアントの信頼を失うことにもつながります。
この記事では、フリーランスの方が正しい請求書を発行できるように、請求書の必須事項やポイント、注意点を説明します。また、簡単に請求書を作成できるテンプレートやサービスを紹介しますので、ぜひご一読して今後のフリーランス活動に役立ててください。
請求書に必要な項目
まず、請求書にはどんな項目が必要なのか説明します。
１：宛先
事前に、誰宛にすればよいか確認しておき、「会社名 担当部署 担当者名 様」の形式で書きましょう。封筒の宛先とは異なる場合がありますので、ご注意ください。
２：請求書番号
連番などで請求書番号をつけておきましょう。なぜ、番号が必要かというと、請求書は同一クライアント宛に複数回発行する場合が多く、どの請求書なのか特定できるようにするためです。クライアントと違う請求書について話していると、後のトラブルを招きます。
３：発行日
発行日と言っても、印刷した日や作成した日ではありません。クライアントの会計上の締め日を発行日にすることが多いので、事前にいつにすればいいか確認しておきましょう。
４：発行者の氏名、住所
フリーランスの場合は、ほとんどの方が個人事業主だと思いますので、自分の氏名、住所を記載します。法人の場合は、会社名、本店所在地を記載し、少しかぶせるように社印（角印）で捺印します。
５：合計金額
請求書で請求する金額の合計を記載します。一般的に、わかりやすいように品目の明細よりも上に大きく記載されます。
６：振込先
振込先の銀行名と口座情報を記載しておきます。また、振込手数料をどちらが負担するのか明記しておきましょう。クライアントが、振込手数料を負担することが一般的です。
７：支払期限
支払期限については、契約時にクライアントと話し合っておきましょう。後で、支払い時期のトラブルになることを避けるためです。
８：品目明細
商品名や数量、単価など何に対する請求なのかを、しっかり記載しましょう。実際の取引と食い違いがないようによく確認します。
請求書を作る方法
請求書を作る方法は主に２つあります。ご自分の環境に合わせてどちらか選びましょう。
Officeソフト
WordやExcelなどのOfficeソフトを使って作成する方法です。業務に使うパソコンには、たいていなんらかのOfficeソフトがインストールされていますので、簡単に始められるでしょう。また、無料のテンプレートが豊富なので、テンプレートにそって入力していけば簡単に作成できます。後ほど、おすすめのテンプレートを紹介します。作成した請求書は、印刷して郵送するか、メールに添付して発行します。
クラウド請求書作成サービス
Misocaなどのクラウドサービスで請求書を作成する方法です。ブラウザでクラウドサービスにログインすればどのパソコンでも使えますので、複数台のパソコンがある場合におすすめです。請求書だけでなく、見積書や納品書などいろいろなテンプレートがあらかじめ用意されています。作成した文書は、直接メールで送信することもできますし、PDFでダウンロードすることもできます。
請求書テンプレートの紹介
ExcelやWordなどのおすすめの無料テンプレートを紹介します。
１：モノクロ（Excel）
商品明細ありのシンプルな請求書です。最低限の項目だけなので汎用性が高く、ほとんどの請求書はこのテンプレートで大丈夫でしょう。モノクロなのでインク代を節約したい方にもおすすめです。
ダウンロードURL：http://www.bizocean.jp/doc/detail/100532/
２：カラー（Excel）
こちらも商品明細ありのシンプルなフォーマットですが、カラーのテンプレートになっています。モノクロよりも見栄えが良いので、見た目を重視したい方はこちらのテンプレートにしてみてはいかがでしょうか？
ダウンロードURL：http://www.bizocean.jp/doc/detail/102724/
３：モノクロ（Word）
数が少ないWordの請求書テンプレートです。ExcelよりもWordで作成したい方におすすめします。内容がシンプルなので、編集もしやすいです。
ダウンロードURL：http://www.bizocean.jp/doc/detail/518230/
４：モノクロ（Excel）
合計金額が自動計算されるテンプレートです。合計金額は、請求書の冒頭に漢数字で表示されます。漢数字で金額を表示したい場合には非常に便利でしょう。
ダウンロードURL：http://www.bizocean.jp/doc/detail/517868/
５：カラー（Excel）
窓付きの封筒に対応したテンプレートです。三つ折にした時に、封筒の窓に宛名と住所が合うように調整されています。窓付き封筒を使う場合には便利ですね。
ダウンロードURL：http://www.bizocean.jp/doc/detail/517568/
６：モノクロ（Excel）
英語のInvoice（請求書）テンプレートです。海外の企業と取引する場合には、こちらのテンプレートを使ってみましょう。
ダウンロードURL：http://www.bizocean.jp/doc/detail/104609/
７：カラー（Excel）
請求書と領収書が一緒になったテンプレートです。請求書部分に記載すると、領収書部分に転記されるので手間が省けます。紙で請求書や領収書のやりとりをする場合におすすめです。
ダウンロードURL：http://www.bizocean.jp/doc/detail/519467/
クラウド請求書作成サービスの紹介
クラウドの請求書作成サービスを3つ紹介します。無料のプランや有料のプランがありますので、自分に合ったプランを探してみましょう。
MFクラウド請求書
見積書・納品書・請求書・領収書の4種類が作成できます。作成した文書は、メールで送信したり、郵送の代行を依頼したりすることもできます。また、MFクラウドは、確定申告サービス（帳簿・台帳）も提供しており、そちらのサービスと連携して売掛金のデータを同期することもできます。
URL：https://invoice.moneyforward.com/
Misoca
基本機能を全て無料で使えるのが特徴のサービスです。請求書の郵送代行や見積書のFAX送信は有料のオプションになっています。WEB（ブサウザ）版に加え、iOSアプリ版も提供されていますので、iPhoneやiPadでも請求書や見積書、納品書を作成できます。
freee
こちらはクラウド会計サービスですが、その一部として請求書作成機能があります。会計サービスの一部なので、売掛金や消し込みの処理などの連携がスムーズです。もちろんメール送信もできますし、見積書や納品書も作ったりできます。無料でおためしできますので、一度試してみてはどうでしょうか？
請求書にまつわる疑問
ここでは、請求書のよくある疑問点を紹介します。最初は、皆様ここが気になるのではないでしょうか？
メールで捺印なしの請求書を送っても有効なのか？
法的には、請求書に捺印は必要ありません。紙で請求書を発行する場合には、証拠能力を高めるために捺印しますが、メールなどで送信する場合には、なくても問題はありません。ただし、企業によっては捺印を要求される場合がありますので、その場合は紙で発行するか、電子印鑑を使って捺印しましょう。
いつまで保存する義務があるのか？
個人事業主の場合は5年、法人の場合は7年とされています。これは、請求書の発行日ではなく、確定申告の期限日からの年数ですのでご注意ください。しっかり保存しておかないと、万が一税務調査が入った時に不利な状況になる場合があります。
宛名は「上様」でもいいのか？
請求書と領収書において宛名に関する疑問があるかと思います。
シンプルな答えは、あなたが小売店や飲食店といった不特定多数の顧客を対象にした商売をしている場合を除いて、請求書や領収書の宛名は上様や空欄とせず、必ず書きましょう。
請求書にまつわる失敗
請求書のよくある失敗を紹介します。請求書は直接的にお金に関わる書類ですので、ミスのないようにしましょう。
金額の桁数や数量の間違い
金額や数量などを入力する部分は、間違いが起きやすい部分です。後々間違いに気づいても、企業によっては訂正に応じてくれない場合もあります。発行前にしっかり金額や数量をチェックしましょう。
消費税率の間違い
2016年現在は消費税率8％ですが、いずれ10％に引き上げられることになります。切替時には、税率が混在しがちですので、適用される税率を間違えないようにしましょう。
送り先の間違い
郵送やFAX、メールなどで請求書を送る際に、うっかり送り先を間違えてしまうことがあります。顧客情報の流失にもつながってしまいますので、送る前に必ず確認しましょう。
まとめ
請求書の発行は、正しい方法で作成し、しっかり確認すれば難しいものではありません。まずは、テンプレートかクラウドサービスのどちらかの方法を使って、練習として仮の請求書を作ってみましょう。事前に試しておくことで、本番でも慌てることなく対応できます。あなたはどんな方法で請求書を作りますか？
参照：確定申告の基礎知識から申請手順までを解説した記事はこちら
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