国が推進する働き方改革の一つとして出社しない働き方が注目されたことにより、リモートワークの導入を考えている企業は徐々に増えてきました。導入した場合のメリットや国の政策などを考えれば、今後ますます導入する企業が増えることも考えられます。
しかしながら、リモートワークの導入には、勤怠管理をどうするかという問題があります。今回はその問題について、解決策を紹介していきます。
リモートワークでは避けられない勤怠管理問題
リモートワークを導入する際に、問題として取り上げられるのが勤怠管理です。これは法律でも定められており「使用者は労働者の始業時間と終業時間を把握し、客観的に分かる方法で記録しておかなければならない」とされています。
従来のやり方であれば、社員の出退勤に合わせてタイムカードやICカードで記録することができていました。しかし、リモートワークの場合は物理的に出退勤の記録を行えないため、どのようにして時間を把握するかが問題となります。
すでに導入している企業の中には、社内システムへのログイン・ログアウトによって出退勤を管理しているところもあります。ただ社内システムへのアクセスは、セキュリティ面に関する不安や、対策の手間や費用などを考えなければいけないため、良い方法であるとは言えないでしょう。
クラウド型のツールで楽に管理する
リモートワークで働く社員の出退勤は、クラウド型のツールを使って管理するのがおすすめです。クラウド型のツールではインターネットを使って出退勤の記録を行うため、導入する手間がかかりません。
また企業の給与計算システムとも連携しやすく、大幅な工数削減も可能です。ほとんどのツールに搭載されているシフト管理機能を使用すれば、それぞれの社員が入力したシフトパターンによって、自動的にスケジュール表を作成できます。
無料で試せるトライアル期間を設けているツールも多いので、まずは少人数のグループで試験的に取り入れてみるのがおすすめです。
勤怠管理の問題を解決してくれるクラウド型ツール6選
F-Chair+（エフチェアプラス）
デスクトップに表示される「着席」と「退席」クリックすることで、簡単に仕事の時間を管理できます。用事などで作業を中断したとしても、就業時間が曖昧になってしまうこともありません。
集計した時間がタイムバー形式で表示されるため、全体的な時間管理もしやすくなります。また、作業中の画面をランダムな時間間隔で撮影する機能も搭載されているので「見られているかもしれない」という適度な緊張感を持つことができます。
AKASHI（アカシ）
パソコンやスマートフォン、ネットワーク対応ICカードリーダーなど、さまざまなデバイスからの打刻に対応しています。操作画面もシンプルで使いやすく、給与計算に必要なデータも簡単に出力することが可能です。
さらに、社員ごとにスキルを登録しておくことで、必要な人員を必要な場所にスケジュールすることができます。週に一度のペースで顧客の要望に対応したシステム改善が行われているので、使いづらい部分についての改善依頼も行えます。
Focus U（フォーカスユー）
打刻時間をリアルタイムで確認できるため、今誰がいるのかを一目で判断できます。管理者側からも社員側からも全員分の打刻時間が見られるので、チームで仕事に取り組んでいるという一体感が得られます。
一人ひとりの集計データをいつでもチェックできることで、状況に合わせたシフト調整も行えます。月初めに申込みをすれば、最大データ2ヶ月の無料トライアルが体験可能です。
TimeCrowd（タイムクラウド）
勤怠状況の見える化に特化した管理ツールです。パソコンなどのデバイスから記録したデータをチーム・メンバー・期間それぞれにグラフ化できるため、どこに偏りがあるのかが感覚的に判断できます。
またGoogleアカウントを持っていれば、新たにアカウントを作成する必要がないことも魅力の1つです。APIドキュメントが公開されていたり、さまざまなツールと連携できたりと、ほかのシステムとの組み合わせパターンは多岐にわたります。
CLOUZA（クラウザ）
多機能による扱いづらさを考慮して作られた、シンプルな操作性が特徴です。パソコンやスマートフォンからの打刻はもちろん、ICカードを利用することで社員証などによる打刻も可能です。
管理者側では打刻情報と勤怠集計結果を同時にチェックできるため、楽に勤怠管理が行えます。タブレットからも確認しやすい画面設定になっていることから、社外にいるときでも勤怠状況を確認できます。
ジョブカン
医療機関向けに特化した勤怠管理システムとなっており、5分刻みの複雑で細かいシフト管理が行えます。休暇や残業の申請、管理も簡単にすることができ、スケジュール表へも自動で反映されます。
各作業の工数管理といった機能も搭載されているため、細かく勤怠管理したい場合におすすめです。
まとめ
リモートワークの問題点としてあげられる勤怠管理については、クラウド型のツールを利用することで解決できます。ただし、それぞれのツールには違った特徴があるので、導入を考える場合は仕事内容との相性を考えるようにしましょう。
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