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生産性を上げたい新人デザイナー必見!集中力をコントロールして仕事を同時進行しよう

仕事を同時進行させるには?

仕事が溜まってパンパンになる時ないですか?ヤバイっすよね。「締め切り間に合わねェ!」とか言ってテンパってると追加の作業が降ってきてさらに事態は悪化していきます。ぼくは普段複数の仕事を同時進行しながら進める場面が多々あります。そんな時に使えるテクニックをお教えします。

デザイン業務において、生産性を上げるには「集中力」をコントロールすることと、1つの仕事を細切れにしてマルチタスクで処理することです。忙しい時こそ冷静な対処が求められます。落ち着いて今日も定時退社を目指しましょう!

集中できる時間は長くない

人間が集中力を持続させることができる時間はたかが知れています。仕事が溜まっている場面では焦りからさらに短くなる傾向に。

同時進行が苦手な人は一つずつ終わらせて次に進もうとします。実はそれが落とし穴。集中力が下がった状態では生産性はどんどん低下し、結果的に残業で補填するハメになります。重要なのは適切なタイミングで集中力を発揮することです。

「考える仕事」と「考えなくてもよい仕事」に分割する

では、どうすれば適切なタイミングで集中をすることができるようになるのでしょうか。チラシデザインを例にとって考えてみます。作業工程は大体次の通りです。

  1. 全体のレイアウトを考える
  2. 文字情報を打ち込む
  3. 写真を加工する
  4. 大まかにレイアウトする
  5. 細部を整える

この一連の作業を「考える仕事」と「考えなくてもよい仕事」に整理します。つまり、頭の仕事と手の仕事です。

  • 考える仕事 = 思考(頭の仕事)
  • 考えなくてもよい仕事 = 作業(手の仕事)

すると次のように分類することができると思います。

  1. 全体のレイアウトを考える[頭]
  2. 文字情報を打ち込む[手]
  3. 写真を加工する[手]
  4. 大まかにレイアウトする[手]
  5. 細部を整える[頭]

作業中に次の案件の思考をする

次に他の案件と同時進行させるスケジュールを組み立てます。

【条件】チラシデザインAとB、2つの案件を同時進行で進める。

  1. A案のレイアウトを考える[頭]
  2. A案の文字入力・写真加工など[手]
  3. 頭の中でB案のレイアウトを考える[頭]
  4. B案の文字入力・写真加工など[手]
  5. A案ブラッシュアップ[頭]
  6. B案ブラッシュアップ[頭]
  7. 7割の完成度で相手に投げる

最大のポイントは[手の仕事]の最中に[頭の仕事]をすることです。基礎部分はすでに頭で考えてありますから、その設計図通りにひたすら手を動かす→同時にB案の思考をするといった感じです。スマホのマルチタスクのようなイメージというとわかりやすいかと思います。

全体の作業工程はこんな感じです

A作業中はAのことを考える必要はありません。その代わりに頭の中で次のBの大まかなレイアウトについて考えておきます。

これ、めちゃくちゃ捗ります。

最初は難しいかもしれませんが慣れてくるとC、D、E…と複数こなすことができます。

ちなみに最後の「7割の完成度で相手に投げる」理由は前回の記事でもお話した通り。この合わせ技で生産性はかなり上がるはずです。

修正地獄から抜け出す!デザインは“完成度7割”で修正が減る
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考えないでよい修正はすぐ終わらせて身軽になる

作業中に修正が返ってくる場面ではどうしますか?

修正に関しても程度によって下記のように[頭の仕事]と[手の仕事]に分けられます。

  • 軽微な修正=手の仕事
  • 大幅な修正=頭の仕事

この場合、軽微な修正の場合は最優先で処理します。作業の途中で差し込まれる修正というのはノイズです。出来るだけすぐに処理してしまうことでそのあと考える必要がなくなるので他の作業に集中できます。

大幅な修正は思考が必要なので、他の作業中に頭の中でどうするかを考えてしておきましょう。

集中力のONとOFFを切り替えることが重要

冒頭にも書きましたが、集中力は長くは続きません。考えなくてよい仕事に集中力を使うことは無駄です。

例えばこの文章も頭の中ですでに考えたことを手を動かして打っているわけで考えてながら書いていません。文章が書き上がったら読み返して修正って感じです。試しにあなたもアルファベットをAからZまでキーボードに打ち込んでみてください。ほら、頭の中では何も考えてないでしょう?

と、このように集中力が必要な仕事(ON)と無心で手だけを動かす仕事(OFF)を意識的に切り替えることで作業スピードが上がります。

行き詰まったら手放してみる

仕事を進めていく上でどうしてもいいアイデアが出ない時あってありますよね。そういう時は「一回手放してみる」のがおすすめ。作業が詰まっている時は特にスピード感が重要なので、行き詰まったものを最後に回してそれ以外の仕事を終わらせて最後にじっくり取り組むと時間を有効活用できます。

まとめ:すべては集中できる時間に最大のパフォーマンスを上げるため

今回のテーマで一番重要なことは一つの仕事を「頭の仕事」と「手の仕事」に分けて考える点です。

  1. 作業工程を頭の中で組み立てておく
  2. 作業中はひたすら手を動かす
  3. 同時に次の仕事のイメージをふくらませる

この繰り返しです。最初からうまくいかないと思いますが、慣れてくるとスケジュールの組み立てが驚くほど早く正確になっていくのを実感できると思います。常に目の前の仕事だけに頭をフル回転していては集中力はもちません。集中のタイミングを上手く使い分けながら効率よく仕事を進めていくことが重要です。

ぜひ試してみてください!

イラスト:ゆずりは さとし

by
「いい仕事をしてさっさと帰る」がモットーのグラフィックデザイナー。
"むずかしい事のハードルを下げる"をテーマにブログを書いています。
Twitter|@omgoxorg
ブログ|OMGmag