ここがポイント!フリーデザイナーの恥ずかしくない請求書作成法

フリーデザイナーの請求書作成
領収書とは、あらゆる経済活動を行う上で必ず必要になる書類です。個人事業主やフリーランスの場合、納品を完了した時点ではまだ仕事が終了したとは言えません。請求作業を行い、先方からの着金があって、初めて仕事の終了となりますので、フリーランスにとっての請求書の作成と送付は、業務上一番重要なフローとも言えます。

しかし厄介なことに、請求書という書類の形式には、公的なテンプレートはありません。国税庁のホームページには、税務上最低限必要な項目として5項目が挙げられていますが、どのような形であれこの5項目がありさえすれば、たとえ全てが手書きでも「請求書」として有効になります。ですが、取引先によってはそれ以上の項目が必要になる場合もあります。筆者もフリーデザイナーとして請求書を作る立場ですが、取引先によって請求書の書き方や送り方が微妙に違います

そのため、まず一般的にどこに出しても恥ずかしくない請求書の作成方法について解説し、その後で会社によって臨機応変に対応すべきポイントと、フリーデザイナーだからこそ気をつけたいポイントについて挙げてみたいと思います。

請求書を作成するときに知っておかなければならない基礎知識

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まず、請求書を作成する前に、知っておかなければならない項目について先に見てみましょう。

1.源泉徴収

源泉徴収という言葉は、会社員をしている方でもよく聞く単語ですが、内容について理解出来ていない方もいるのではないでしょうか。会社などが外部に仕事を発注したり、人を雇用して給料を支払う場合、支払う金額から一定の割合の所得税を差し引き、国に納税するのが義務とされています。いわゆる所得税の「天引き」が、源泉徴収というものです。

フリーデザイナーの仕事の報酬には、源泉徴収の対象になるものとならないものがあります。請求をする際には、今回の業務がどちらに当たるものかをよく確認しておきましょう。国税庁のホームページの「原稿等の報酬又は料金(第1号関係)」にも、源泉徴収が必要な報酬・料金等の解説があります。どんなデザイン業務が該当するのか、詳しい範囲についても記載がありますので、ぜひ確認しておきましょう。

2.消費税

請求金額が、内税金額なのか、外税金額なのかをはっきり明記しましょう。受注の際に発行する見積書に、その金額が税込価格なのか税抜き価格なのかを記載するか、税込と税抜きの金額をそれぞれ明記するか、いずれかの書き方をしておくと、請求時に困りません。

見積時に消費税についての明記がないと、その時点で先方から質問がくる場合も多いですが、デザイナー側の認識と先方の認識がずれていた場合、請求時にトラブルになってしまうことがあるので注意しましょう。

3.振込手数料

振込手数料は、先方が支払いをする際の振込手数料です。日本の商慣習としては、支払い側が負担するのが一般的ですが、まれに振込手数料を差し引いた金額が振り込まれ、後でトラブルになることもあり得ますので、どちらが手数料を負担するのかを事前に決めておきたいものです。

先方に負担して欲しい場合は、請求書の振込先の下あたりに、「恐れ入りますが、振込手数料はご負担下さい」などの注意書きを記載しておき、口頭でもその旨を伝えておくと安心です。

請求書に掲載するべき項目

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冒頭で述べたように、国税庁のサイトでは、税務上きちんとした請求書として成り立つには以下の5項目を記載することが推奨されています。

1.書類作成者の氏名又は名称

請求者であるあなたの情報です。名前だけでなく、屋号、会社名(あれば)、電話番号、住所も記載するのが普通です。

2.取引年月日

請求書を送付する日付です。相手の取引先の締め日に合わせた日付にしましょう。

3.取引内容

フリーデザイナーの場合、制作物の明細になります。「イラスト制作費」、「Webサイトデザイン費」、「素材購入費」など、作業別に記載することが多いです。

4.取引金額(税込み)

請求金額です。総額だけでなく、取引項目ごとに単価、数量、合計いくらなのかを明確に記載します。各項目を合計した小計に消費税を加算して、税込金額を記載するのが一般的です。

5.書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

請求先の宛名です。会社などの場合、会社名や屋号に「御中」と付けるか、個人の場合は個人名に「様」とつけて記載します。

場合によって掲載する項目

さらに、一般的によく記載されている項目について挙げていきます。

1.請求先の部署・担当者名

大きな企業の場合、業務の窓口となった担当者の名前や部署名がないと、経理担当者には誰のどの仕事だったかがわからず、まれに請求書が宙ぶらりんになってしまうこともあります。振込予定日に入金確認をしてガッカリすることのないように、担当者の名前は記載しておくほうがよいでしょう。

2.請求者の捺印

法律的には、捺印がないと請求書として認められないという記載はありませんが、請求書には一般的に角印などが押されています。個人のフリーデザイナーでは角印を用意していない方もいるかもしれませんが、その場合は通常の印鑑でも構いません。捺印がないと、先方から求められる場合もまれにありますので、あらかじめしておくほうが無難でしょう。

3.振込先口座

当然のことですが、振込先の口座を記載しておきましょう。先方が支払いをしたくても、振込先の情報が不十分では不可能です。ここに間違いがあると、非常に恥ずかしい思いをしてしまいますので、口座番号や種別、支店番号などに間違いが無いか、何度も確認しましょう

4.支払い期限

支払い期限も、できるだけ記載しておくとよいでしょう。先方が企業の場合、社内の締め日と支払い規定に基づいて振込日が決まることが多いですが、契約時に別に支払日を定めた場合は、改めて記載しておきましょう。万が一先方の支払いが遅れている場合でも、状況を聞くきっかけにもできます。

ちょっとまって!請求前に、先方に確認をしておきたい項目

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請求書に記載する項目については以上のようになります。しかし、請求先の企業や団体によって、記載して欲しいと言われる項目や送り方が違うことも珍しくありません。初めての請求先の場合、作成の前に以下のポイントについても確認しておくとさらにスムーズです。

1.請求書の記載項目

請求書に記載して欲しい特別な項目が無いかどうかを質問しておきましょう。一般的に必要な項目とは別に、企業によって独自のルールが存在するケースも少なくありません。

2.取引明細の書き方

取引項目の名称、記載方法についても取引先の希望がある場合があります。項目名は◯◯でよいか、とあらかじめ確認しておくとよいでしょう。

3.支払いサイトと締め日

請求先が企業であれば、決まった支払いサイトがあります。月末締め翌月末払いなど、いわゆる請求書の締め日を確認し、請求書を送るタイミングや請求書記載の日時を決める必要があります。

4.送り方

請求書の原本を郵送しなければならない会社、PDFにしたものをメールで送付すればよい会社など様々です。筆者は、初めての請求をするクライアントの場合、どの方法がよいかを請求時に確認し、場合によって臨機応変に対応しています。

また、請求書は信書扱いになりますので、メール便などの宅配便では送れませんので注意しましょう。

まとめ:フリーデザイナーの請求書作成で押さえておきたいポイント

最後に、フリーデザイナーとして気をつけておきたいポイントを挙げておきます。源泉徴収の解説の中で、業務内容によって源泉徴収対象になる仕事とならない仕事があると述べましたが、特に注意したいのが、Webデザイナーの方の業務です。

一般的に、デザイン業務は源泉徴収の対象となると考えてよいのですが、Webデザイナーの場合、HTMLやphp、css、JavaScriptなどのコーディング・プログラミング業務が伴う仕事も多いはずです。これらのコーディング業務はデザインとは見なされず、源泉徴収の対象にはならないため、「デザイン費」と「コーディング費」を別項目で記載した方がよいでしょう。「ホームページ制作費一式」などと書いてしまうと、デザイン費が含まれることになりますので、全額が源泉徴収の対象になってしまいます。

以上、請求書に記載するべき項目と、作成前に先方に確認したい項目をご紹介してきました。特に、消費税の扱い方と、支払いサイト、請求書の送付方法についてはしっかり確認しておきましょう。Webデザイナーの方は、源泉徴収についてと取引項目の書き方について、あらかじめ先方と話し合っておくとよいでしょう。

また、フリーデザイナーが請求時に気をつけたいポイントを他にもご存知の方は、ぜひ筆者にも教えて下さい。情報お待ちしてます!Twitterハッシュタグ「#フリーランスの道標」

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