見積書は難しいものだと思っていませんか？ご安心ください。見積書は、ポイントさえ押さえておけば、誰でも簡単に正確なものが作れます。さらに、自分に合ったテンプレートを使って作成すれば、手間を減らすことができます。
この記事では、簡単に正しい見積書を発行したいフリーランスの方のために、見積書の書き方やポイント・注意点、簡単に作成できるテンプレートなどをお伝えしていきます。ぜひご一読して、クライアントに失礼のない見積書を作りましょう。
見積書の重要性
見積書はただの紙切れではなく、法的にも保管することを義務付けられた証憑（しょうひょう）書類です。ただし、請求書とは違い、保管年数は5年となっています。なぜ保管しておかなければいけないかというと、クライアントと契約を交わした証拠になるからです。このため、たとえクライアントと口約束（またはメール）で仕事を引き受けたとしても、見積書は別途発行するべきです。口約束でも法律上、契約は成立しますが、後々のトラブル（認識違いなど）を避けるためにもしっかり発行しておきましょう。
見積書の書き方
それでは、見積書を書く際に、必要な項目を順番に説明していきます。記載する項目に漏れがないようにしましょう。
タイトル
タイトルといっても、見積書ごとに変える必要はありません。これが何の書類なのかを明確に示すために、見積書の上部中央に大きく「お見積り」「お見積書」「御見積書」「見積書」などと記載しておきます。
宛名
見積もりを発行する相手の会社名を記載します。場合によっては、住所や部署名、担当者名を記載することもあります。相手が個人の場合は、屋号か個人名で結構です。
差出人
自分の会社名（個人の場合は屋号か個人名）と住所を記載します。また、電話番号やFAX番号、メールアドレス等の連絡先も忘れずに記載しましょう。記載した差出人の右に捺印します。個人の方は個人の丸印でも構いませんが、屋号での印鑑を作っておいたほうが印象は良いでしょう。メールにPDFで添付して送る場合は、電子印鑑で代用することも可能です。
見積もりナンバー
連番でいいので、各見積書を判別するための通し番号を記載しておきます。自分で見積書を管理する際にも役立ちますし、クライアントと電話やメールでどの見積書について話しているのか明確するためにも必要です。複数の見積書を発行している場合に、違う見積書を見ながら話してしまうと、後々のトラブルにつながります。
発行日
見積書を発行（作成）した日付を記載します。発行日は、クライアントとのコミュニケーションの際に利用する他、見積書の有効期限の期日を指定する際にも必要になってきます。有効期限については次に説明します。
有効期限
見積書には、有効期限を設けるべきです。なぜなら、いつまでも見積書が有効なままだと、受注した時には見積書を作成した時と状況が大きく変わっていることもあります。不利な条件で受注してしまわないように、しっかり有効期限を設けておきましょう。一般的には、発行日から30日とする場合が多いようです。
見積もりの合計金額
見積もりの合計金額を税込で大きく記載します。もちろん、見積内容の明細は別途記載しますので、そこでも合計金額を書くことになりますが、それとは別に合計金額のみをわかりやすく表記しておきましょう。
見積もりの内容
見積もり内容には、品目と単価、数量、金額を税抜きで記載して、小計と消費税を別々に記載しておきます。最後に、小計と消費税を足した合計金額を記載します。上で記載した合計金額と相違がないようにしましょう。
備考欄
見積もりの内容で、何か他に伝えておきたいことやことわりがある場合は、備考欄に記載します。一般的には、振込手数料をどちらが負担するかなどを記載することになります。
参照：厚生労働省「フリーランスとして安心して働ける環境を整備するためのガイドライン」
見積書を書くときのポイントと注意点
次に、見積書を書く際のポイントと注意点を説明します。失敗して受注を逃さないようにしましょう。
見積書はできるだけ早く発行する
見積書の提出があまりにも遅いと、クライアントに受注する気がないのかと思われてしまいます。また、案件によっては相見積もり（複数の見積もりをとって比較する）をとっている場合もありますから、一番に見積書が届けば、少なからずクライアントにいい印象をあたえることができます。とはいえ、あわてて間違えては元も子もないので、間違いのないようにおちついて作成しましょう。
見積書と合わせておおまかな納期も伝える
受注した場合の納期をおおまかにでも伝えておくと、クライアントが発注しやすくなります。具体的な日付を記載することは難しいでしょうから、「受注から○日後に納品」といった形で記載しておきましょう。
発行前に必ず合計金額を確認する
最後に必ず見積もりの合計金額を確認しましょう。合計金額が間違っていると、請求の段階でトラブルになります。後から訂正に応じてくれればまだ良いのですが、クライアントによっては見積もり通りにしか支払ってくれない場合もあります。十分注意しましょう。
金額が変動する可能性がある場合は備考欄に記載しておく
見積もりの内容によっては、見積書の有効期限内であっても、やむをえず見積金額を変更しなければならない場合もあります。もちろん、ことわりなしに変更するわけにはいきませんから、最初の見積の段階で備考に明記しておきましょう。
おすすめの見積書テンプレート
次に、見積書作成を簡単にするテンプレートを紹介します。自分で作成すると、必須事項を書き忘れたりしますから、テンプレートを使うことをおすすめします。
シンプルなモノクロテンプレート
A4タテのオーソドックスなモノクロテンプレートです。モノクロ印刷でコストダウンしたい方にはこちらがおすすめです。Excel形式になっています。
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カラー印刷用のテンプレート
一般的な項目が網羅されたカラー印刷用のテンプレートです。カラー印刷で見積書の見栄えを良くしたい方におすすめします。Excel形式になっています。
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値引きもできるテンプレート
個別値引き、全体値引きができる横書きのテンプレートです。見積もりでよく値引きをする方におすすめします。Excel形式になっています。
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見積書でよくある失敗例
最後に、見積書にまつわるよくある失敗例を紹介します。みなさんはこんなことにならないように気をつけましょう。
見積書と違う金額を請求してしまった
見積もりを出してから実際に請求するまでには、通常かなり間があきます。そのため、見積書と違う金額で請求を出してしまう場合があります。単純な数字の打ち間違いの場合もあるでしょう。そのため、金額はしっかり確認するか、コピー＆ペーストなど間違えない方法で入力しましょう。
受発注処理があいまいなままに作業を進めてしまった
見積書を提出した後、めでたく受注となった場合は、必ず手順通りの受発注処理を行いましょう。つまるところ、「見積書の金額と内容で両者が間違いなく合意しているか」確認しておくということです。これを怠ると、請求の段階でトラブルが起きる場合もあります。信用のおけるクライアントでもしっかりやりましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか、見積書の作り方はお分かりになりましたか？見積書は、クライアントから仕事を得るための取っ掛かりになるものです。最初からつまずかないように、しっかりと作り方のポイントを抑えておきましょう。まずは、本番で失敗しないように、練習で仮の見積書を作ってみましょう。あなたはどんなテンプレートで見積書を作りますか？
