経費になる?ならない?フリーランスの交通費の計上事例集

フリーランス基礎知識 税・申請

交通費って経費で落ちるの?
経費をうまく活用していますか?フリーランスの方が確定申告で節税するには、交通費や旅費をしっかりと経費で落とすことが重要です。もちろん不正な経費や架空経費はダメですが、業務に関係のある正当な経費は忘れずに計上しましょう。しかしながら、経費はグレーゾーンも多く、”経費になるのか?ならないのか?” を判断するのは結構難しいです。

この記事では、フリーランスの交通費・旅費がどこまで経費になるか知りたい方のために、どんなものが経費になるか?や実際の事例、よくある疑問などをお伝えします。ぜひご一読して、もれなく交通費・旅費を経費に計上しましょう。

経費の基礎知識

はじめに、経費について簡単に説明します。経費は、確定申告と深い関わりがあります。確定申告は、所得を申告して所得税を納めるわけですが、所得は「収入-経費」なので、経費が増えるほど納める税金は少なくなるというわけです。このことから、しっかり経費に計上することが重要なのがわかりますね。なお、経費に計上した費用については領収書などで証明する必要があり、その書類は7年間保管する義務があります。

どんなものが交通費になる?

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どんなものが交通費になるかというと、電車やバス、航空機、タクシーなどで移動するためにかかった費用ということになります。また、ガソリン代や駐車料金、高速料金なども交通費に該当します。とはいえ、なんでも経費に計上していいわけではなく、「業務を遂行するのに必要だったもの」に限られます。すべてがキッパリ分けられない場合もあるので、どちらになるかわかりにくいことも多いです。後で紹介する事例集に、似たようなパターンがないか見てみましょう。

どんなものが旅費になる?

どんなものが旅費になるかというと、出張の際にかかった宿泊費などです。会計帳簿上の勘定項目は「旅費交通費」になりますので、旅費は交通費の一種ともいえます。交通費同様、業務に必要なものであることが大前提ですが、あまりに高級なホテルや旅館だと”本当に業務に必要だったのか”疑問が生まれてしまいます。常識的な金額にしましょう。

こんな交通費・旅費は経費に入る?入らない?事例集

具体的な例をあげて、”どんな交通費・旅費だと経費に入るのか?入らないのか?” を紹介します。

情報収集や取材のために出張をした

業務内容によっては、業務に必要な知識を得るためや業務自体を行うために出張が必要な場合があります。フリーカメラマンや一部のフリーライターの方にはよくあることですね。もちろん、業務に必要なことですから問題なく経費に計上できます。移動した際の交通費に加え、宿泊費も旅費として経費になります。しかし、個人事業主(法人以外)の場合、日当はもちろん食事代も経費として計上することはできませんので注意してください。

クライアントに接待をした帰りにタクシーや代行運転を頼んだ

クライアントを飲み会に招いて接待した場合、その接待費は「交際費」として計上しますが、帰りに頼んだタクシーや代行運転の料金「交際費」として計上できます。そのほか、接待をするにあたり、かかった交通費も「交際費」として処理します。逆に接待を受ける立場の場合、「旅費交通費」として計上することになります。

出張ついでに観光して帰ってきた

せっかく出張するのですから、観光したくなりますよね?その場合、移動の際の交通費は全額経費として計上しても問題ありません。ただし、観光のために業務に関係ない移動ルートを使ってはいけません。あくまで、業務のついでということならOKです。また、宿泊費についてですが、こちらも観光するために宿泊数を増やしていなければ全額経費にできます。もし、観光のために宿泊数を増やすのであれば、増やした分は経費には計上できませんので注意しましょう。

クライアント先に常駐して作業するために出勤した

案件によっては、クライアント先に常駐しての作業になることがあります。この場合、常駐先に行くために要した交通費は経費にできます。また、クライアント先に打ち合わせに行く場合も同様です。小さい金額でも年間にするとそれなりの金額になりますので、こまめに計上しておきましょう。なお、クライアントから交通費をもらっている場合は、収入として処理する必要があります。

プライベートの車を使って打ち合わせに行った

プライベートの車とはいえ、業務に必要であれば経費として計上できます。この場合、ガソリン代を経費にすることになりますが、正確な料金を算出することはできません。なので、打ち合わせ先までのだいたいの距離を地図サービスなどで測ったうえで、車の燃費性能を参考にガソリン代を算出しましょう。常識的な範囲内であれば問題ありませんから、そんなに厳密な金額でなくても大丈夫です。勘定項目としては、「旅費交通費」「燃料費」どちらを使っても構いません。ただし、途中で変えないようにしましょう。

交通費・旅費にまつわるよくある疑問

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交通費・旅費を計上する際によくある疑問を紹介します。あなたもこういうことはありませんか?

領収書がない交通費でも経費にできるの?

電車やバスなどは領収書がもらえないので経費として計上できないと思っていませんか?実は、領収書がなくても経費に計上することができるのです。それには、領収書の代わりに出金伝票を書きます。出金伝票は、WordExcelで作っても構いませんし、ダイソーなどの100円ショップで買ってきてもよいでしょう。内容には、日付と金額、利用した交通機関・区間、理由を記載します。これで、領収書がなくても経費に計上できます。

Suicaなどの電子マネーで払った交通費も経費にできるの?

交通費の支払いにSuicaなどの電子マネーを利用している方は多いでしょう。もちろん、電子マネーの支払いでも、現金支払い同様に経費にすることができます。たいていの電子マネーは利用履歴を印刷できるので、それを領収書の代わりにしましょう。

電子マネーで支払いをする場合、ひとつ気をつけておかなければならないことがあります。それは、経費に計上するタイミングです。電子マネーは基本的にプリペイド式のため、利用前にチャージする必要があります。しかし、チャージした段階で経費に計上するのは誤りです。チャージした段階では、実際に料金が発生しているわけではないからです。

チャージした金額は、会計上は資産として処理します。勘定科目でいうと「貯蔵品」にあたります。実際に交通費として支払ったときに、「貯蔵品」から「旅費交通費」に計上することになります。間違いやすいので気をつけましょう。

白色申告でも交通費を経費にできるの?

もちろん、白色申告でも青色申告と同じく交通費を経費にできます。しかし、白色申告は税務調査が入ったときに不利な状況になりやすいので、青色申告の方よりも領収書などの証明書類に気を使っておく必要があります。極力、出金伝票は避け、領収書など証拠能力の高い書類を用意するようにしましょう。

まとめ

どんなものが経費になるかおわかりになりましたか?具体的な例を上げて説明しましたが、これ以外にも色々なパターンに遭遇するかもしれません。そんなときは、「業務に必要か?」「常識的な金額か?」の2つの質問にYESと答えられるかで考えてみましょう。もちろん、領収書や出金伝票などの証拠を残しておくことも忘れずに。ひとまず、今現在で経費に計上していない交通費・旅費が残っていないか確認してみましょう。計上していない経費はありましたか?

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