フリーランスが知っておくべき帳簿の基本とつけ方

税・申請

これで安心!帳簿のつけ方
フリーランスにとってとても悩ましい経理の仕事。皆さんは順調に進んでいますか?ひょっとしたらこれからフリーランスを目指そうという方の中には、経理もしなければならないことについて、少し戸惑っていらっしゃるかもしれません。

さてこの記事ではそんなフリーランスの皆さんのために帳簿づけの基本についてお伝えします。

帳簿をつけているけど続かない、何を書いたらいいのかわからない。
これは経理の仕事に慣れるまでは多くの先輩フリーランスが通ってきた道です。しかし帳簿はポイントを押さえれば決して難しいものではありませんし、慣れてしまえばお金の流れも把握できる上、上手く使えば税金の払いすぎを防ぐといった効果もあります。

ぜひこの記事をご覧になり、帳簿をばっちりつけられるようになってくださいね。

帳簿とは何か

帳簿は日々の収入や経費支出、個人事業のために保有している固定資産などを管理するための台帳です。ひと言で言えば取引の内容を記録したもので、仕事の様子もこれを見ればひと目でわかります。

なぜ帳簿を作成する必要があるのか

最も大きな理由のひとつは確定申告で必要であり、帳簿の記帳と保存は義務とされているためです。

確定申告では1年間の収入から必要経費を差し引いて所得を割り出します。さらに各種控除を考慮して、所得税の金額を申告することとなります。

この時、どこから収入を得たのか、事業のために利用した必要経費はどんな内容かといったことが説明できなければなりませんから、取引の内容は誰が見てもわかるようにしておく必要があります。

白色申告でも帳簿をつける必要があります

以前は白色申告では帳簿の記帳や保存は義務とされていませんでしたが、平成26年1月からは白色申告でも記帳と帳簿書類の保存が義務化されています。

ただしすべての取引を記帳する必要はなく、簡易方式といって1日の合計金額をまとめて記帳して良い場合もあります。詳細は後ほど述べます。

知らなかったでは済まされないことですから、きちんと記帳するようにしましょう!

帳簿の種類や記載すべき内容について

帳簿の種類と保存期間〜法定帳簿・任意帳簿

帳簿の種類は「法定帳簿」と「任意帳簿」に分けられます。
法定帳簿とは収入金額や必要経費を記載している帳簿のことで、保存期間は7年です。
任意帳簿とは業務に関して作成した帳簿で保存期間は5年と定められています。

帳簿に記載すべき内容と記載の方法

収入金額の記帳

収入金額は「売上」と「雑収入」に分け、取引年月日・相手方の名称・金額および日々の売上の合計金額を記載します。

必要経費の記帳

必要経費は「仕入」と「経費」に分けて記載します。
記載内容は

  • 取引年月日
  • 相手方の名称(取引内容)
  • 金額(日々の合計金額)

です。

経費の場合はさらに経費の用途によって区分します。国税庁のホームページにある帳簿のひな形は以下の区分で分かれています。

  • 給料賃金
  • 外注工賃
  • 減価償却費
  • 貸倒金
  • 地代家賃
  • 利子割引料
  • その他の経費

なお、その他経費は「租税公課」「水道光熱費」「旅費交通費」「通信費」「修繕費」「消耗品費」「雑費」に分けて記載します。

簡易方式の記帳について

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白色申告の場合、簡易方式の記帳が認められています。ただし条件があるので注意してください。

<簡易方式で記帳できる条件>

  • 売上や仕入に関するものは、少額であること、または保存している納品書や請求書によって内容が確認できる場合、1日の合計金額を記載して良い。
  • 雑収入や経費に関するものは少額なものであれば1日の合計金額を記載して良い。ただし雑収入の事由ごと、経費の項目ごとに一括記載すること。

つまりある日の売上がA商店1,000円・B商店500円・C商店1,500円だった場合、一括で3,000円と記載できることとなります(ただし請求書控などが必要)

実際の帳簿づけの方法

帳簿をつける場合、どのような手順を踏めば良いでしょうか。
ここからは今まで帳簿をあまりつけてこなかった方やこれからフリーランスになるので帳簿をつける必要がある方に向けて、帳簿の付け方をご紹介します。

帳簿の様式は?手書きでも良いの?

実際にはこれまで書いた内容を満たして誤りのない確定申告ができる帳簿をつけていれば、手書きノートでもExcelでも好きな方法で構いません。

国税庁ホームページでは帳簿のひな形が公開されているので、気になる方はご覧下さい。

参考:国税庁のホームページ:帳簿のひな形

どんな帳簿を準備すれば良いのか

帳簿をつける場合、記帳しやすいようにお金の流れや取引内容によって帳簿を分ける事をおすすめします。

ここでは用意すべき帳簿をいくつかご紹介しましょう。

現金出納帳

現金出納帳とは日々の現金の出入りを記録する帳簿です。収入や経費支出などが現金で行われた場合、これを使うことで現金が管理できます。

フリーランスは事業用のお金と個人の財布が一緒になりがちです。そうすると仕事にいったいいくら使っているのか、個人の生活費にはいくら使っているのかなどがわからなくなりがちです。

個人と事業で財布を分ける意味でもあると便利な帳簿です。

預金出納帳

取引先からの報酬が銀行振り込みである場合が多いのであれば、預金出納帳を作っておくのも便利です。事業用と個人用で銀行口座を分けていればさらにわかりやすくなります。

その他の帳簿

売り掛けや買い掛けがある場合は売掛帳や買掛帳があると管理がはかどりますし、固定資産がある場合は固定資産台帳を用意することもおすすめします。

固定資産台帳がない場合、減価償却の管理がおろそかになるかも知れませんから気をつけてくださいね。

コツ伝授:帳簿をつけるのに使った領収書や書類の管理

帳簿をつけるためには金額、記帳の根拠となる領収書やレシート、請求書や納品書が手元に残ります。

レシートなどはどうしてもばらばらになりがちですが、ちょっとしたコツを抑えると管理がとても楽になりますよ。

未記帳のものは箱やクリアファイルで一括管理

財布がぱんぱんにならないうちにレシートや領収書は保管場所を決めてまとめておきましょう。

レシートや領収書はノートに貼って番号をつける〜税務調査対策にもなります

記帳後の領収書やレシートはノートやルーズリーフなどに貼り付けておきましょう。この時番号を振っておくのがポイントです。

さらに記帳する際、割り振った番号を帳簿に記載しておけば、帳簿からどの領収書のことを記載したのかがすぐに割り出せます。

こうしておくことで税務調査などが入った場合、調査官の質問にすぐに答えられますし、自身の管理も楽になりますね。

必要経費の管理をしていない場合、どのくらい損をする?

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さて、帳簿づけがしっかりできれば確定申告で堂々と収入から必要経費を差し引いた所得から納税できます。

もし必要経費をつけていなかったら納税額はどのくらい変わってしまうでしょう?

これは事業内容や経費のかかり方によって異なりますが、仮に課税所得350万円の場合、税額は272,500円です。必要経費をちゃんと考慮した結果、課税所得が310万円になれば税額は212,500円ですから、およそ60,000円の差となります。

帳簿づけが面倒だからと収入の額だけで確定申告をするのは納税でとても不利になりますし、そもそも帳簿をつけないことがいけません。必ず帳簿をつけるようにしましょう。

まとめ

さて、帳簿づけについていかがでしたか。面倒に感じることもあるかも知れませんが、記帳することによりお金の流れが明確となり、さらにスムーズな記帳のために事業用と個人用で現金や口座をわけるなどすれば、フリーランスとしての活動は会計面でもスムーズになるはずです。

みなさんは定期的に記帳していますか?お金の出入りがあまりなくても、必要経費を取りこぼして損をしないために帳簿を細かくつけることをおすすめします!

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