リモートワークでは互いに表情を直接確認できないため、状況が把握しにくいと感じることはありませんか？そのため、コミュニケーションを迅速に、そして手軽にとることができるツールが必要不可欠と言われます。ここではリモートワークに活用したいツールの種類と選ぶときの注意点、そしてリモートワークに欠かせないツールを５つ紹介します。
リモートワーク向けのツールとは
リモートワークでは対面でやりとりできないため、コミュニケーションが取りにくいといった課題があります。その課題を解決するために、各種ツールが充実してきています。
主にメンバー間でのやりとりに用いられるチャットツール、プロジェクトの進捗状況をチェックすることができるツール、ファイル共有ツールなどが挙げられます。
ツールを選ぶ際に注意しておきたいポイント
ツールにはそれぞれ目的があり、コストが発生するものもあります。まずは解決したい課題をピックアップしたうえで優先順位をつけ、課題にあわせたツールを導入していきましょう。リモートワークでよく求められる項目の例は以下のとおりです。
迅速・手軽なコミュニケーションがとれるか
メールでのやりとりは時間がかかり、過去の経緯をさかのぼるのも一苦労のため、手軽にコミュニケーションが取ることができるようにする必要があります。互いの表情を確認できない分、気軽にやりとりできるツールがコミュニケーションの助けになります。
ファイルが共有できるか
リモートワークではファイルのやりとりが増え、ファイルの容量が大きくなれば受渡しにも手間がかかるものです。メンバー間でファイルを共有できれば、そのための時間や手間を節約することもでき、最新版がどれかわからなくなるトラブルも防ぐことができます。
タスク管理が簡単にできるか
リモートワークでは互いの現状がわかりにくいため、進捗を確認できるツールが求められます。「担当者」「期限」「進捗状況」などの情報が共有できれば、納期遅れも未然に防ぐことができ、メンバー間でのフォローもしやすくなるでしょう。
ビデオ会議ができるか
リアルに近い環境で互いの表情を確認しながら話すことができるため、言いたいことや考えていることの確認がしやすくなります。遠隔地同士でも会議ができ、打ち合わせのための移動も省けます。
おすすめしたいツール5選
ここではリモートワークに欠かせないツールを５つ紹介していきましょう。
ChatWork
「チャットワーク（ChatWork）」ビジネスが加速するクラウド会議室
コミュニケーションを円滑にするためのチャットツールで、既に多くの企業に導入されており、LINEのビジネス版と称されることもあります。絵文字を使うことも比較的大きなファイル添付をすることもできるため、メールよりも手軽にメッセージのやりとりが可能です。
またLINEとは異なり「既読」がつかないため、自分ができるタイミングで返信することができます。無料の範囲で使えるのは、グループチャット14個が上限となります。
Slack
「Slack（スラック）」Where work happens
アメリカ発のチャットツールで、主にIT業界やエンジニアが好んで使うとされます。Slackで最も特徴的なのは外部ツールとの連携といわれ、その数は280以上、うまく使えば業務効率化が可能になります。
例えばグーグルカレンダーのスケジュールが近づくとslack上にお知らせが来る、といったカスタマイズが可能です。無料で使えるのは検索メッセージ10,000件、ツール連携10個が上限となります。
Dropbox
「Dropbox」
個人でも法人でも簡単に使えるクラウドストレージサービスです。ファイルを更新してもオンライン時に自動で同期してくれるため、どれが最新データか迷うこともなく、常時バックアップが取れているような状態になります。
また外部の人と大容量のファイル共有することも簡単です。共有のフォルダを指定できるため、必要なデータだけを共有することができます。無料で使えるのは容量２GBが上限となります。
Backlog
様々な業種で使われているプロジェクト管理ツール「Backlog」
作業工程がガントチャートで視覚的に表示され、担当者と期限、進捗（未対応・処理中・完了）が一目見てわかるようになっています。チームでプロジェクト管理をしていくのにお勧めのツールで、タスクに関しても絵文字やアイコンなど、コミュニケーションが活発になる工夫も取り入れられています。30日は無料でトライアルが可能です。
Zoom
「Zoom」
特にフリーランスの間で急速に普及しつつあるツールがzoomです。ビデオ通話が可能ですが、他のツールに比べると動作が軽く、高画質・高音質が評価されています。
招待者が取得したURLをワンクリックするだけで、招待者は会員登録なしでビデオ会議に参加することができます。プレゼンテーションやホワイトボードツールの画面共有もでき、リアルに近い会議も可能です。無料で3名以上のグループミーティングは、40分が上限となります。
まとめ
リモートワークでは互いの様子を直接確認できないため、コミュニケーションを円滑にするツールの活用が欠かせません。どのような課題を優先的に解決したいかを考え、課題に応じて使いやすいツールを導入してください。チャットツールやタスク管理ツールなどを上手に活用しながら、仕事をスムーズに進めていきましょう。
