節税の基本！フリーランスの領収書の使いこなし方

サラリーマンの方は、出張費などかかった費用を、会社に経費で落としてもらったことがあるのではないでしょうか？フリーランスの方でも、事業を行う上で経費は必ず発生してきます。しかし、サラリーマンの方とは違い、自分で領収書を管理しなければいけません。これは、確定申告に関わってきますので、納める税額に影響します。しっかり領収書についての正しい知識を持って、損をしないようにしましょう。また、税金面で得をするためにも重要な事です。

この記事では、フリーランスを始めようと思っている方・始めたばかりの方のために、領収書の正しい知識や役立つ知識についてお伝えします。この記事を読めば、経費と領収書を使いこなして、フリーランスとして得をする働き方をしていけるでしょう。今後のためにもぜひご一読して、サラリーマンにはないフリーランスのメリットを最大限に活用していきましょう。

確定申告と経費のお話

フリーランス1年目の方は、まだ確定申告をやったことがないと思いますので、最初に簡単に説明します。確定申告は簡単に言うと、前年の1月1日から12月31日までにどれだけの所得（儲け）があったかを税務署に申告して、所得税額を確定させる手続きのことです。確定申告後に、申請した所得税額分の税金を納めることになります。

ここで重要なのは、「所得＝収入（売上）」ではないことです。所得は、下記の計算式で求められます。

収入－経費＝所得

最終的には、所得からさまざまな控除を差し引いたうえで所得税額が決まることになります。上の式から分かるとおり、経費が増えると所得が減るので必然的に納める税額も少なくなります。このことから、適切に経費を計上すれば節税できることがおわかりになるでしょう。

経費にはグレーゾーンが多く、どういったものが経費にあたるのか判断することは難しいです。基本的には、”仕事に関係があるか？”といった面から考えるとわかりやすいかと思います。仕事を行う上で、必要な物が経費です。税務署員に尋ねられた時に、適切に回答できないなら経費にするのをやめておきましょう。

経費でどれぐらい税金が安くなる？

それでは、どれぐらい税金が安くなるのでしょうか？これは、所得税率と関係しているので、簡単に所得税率の説明をします。所得税率とは、最終的に算出された所得金額に対して、何％の税金を納めるかということです。つまり、下記のような計算式になります。

所得金額（控除後）×所得税率＝所得税額

所得税率は、下記の表のとおり、所得金額によって変わってきますので、同じ経費でも所得税率が異なると節税できる金額も変わってきます。

たとえば、所得金額が300万円で50,000円の経費を計上した場合は、次のように計算できます。

50,000円×10％＝5,000円　節税！

5,000円も節税できることになりますね。しかし、税務署もただ税金を安くしてくれるわけではないので、しっかりとした証明が必要です。それでは、なにで証明するのでしょうか？それは、次に説明する領収書です。

領収書ってなに？

会社で経費を落としたことがある方は、領収書をもらったことがあるのではないでしょうか？領収書は、代金を受け取った人が受け取ったことを証明する書類です。支払った側から見ると、支払ったことを証明する書類になりますね。領収書だけでは明細がわからない場合があるため、納品書なども一緒に保管しておくとよいでしょう。領収書は、保管の義務がある重要な書類です。

なにに、どう使うのか？

それでは、領収書は一体どんなときに使うのでしょうか？実は、経費に関する領収書は確定申告の際に提出する必要がないため、あまり出番はありません。しかし、税務調査が入った時には経費を証明する重要な証拠書類となります。もし、領収書がない場合「架空の経費ではないか？」などと疑われることになるかもしれません。税務署が経費と認めてくれないということになれば、増えた分の税金に延滞税を上乗せして納めなければなりません。個人事業主の場合、実地での税務調査が行われる確率は2％程度なので、突然税務調査の連絡が来てもあわてないように普段からしっかり管理しておきましょう。

レシートは領収書じゃないの？

日本ではレシートは領収書と区別される風潮にありますが、レシートは英語で領収書なので、本質的には同じものです。税制上もレシートと領収書の区別はなく、どちらでも経費を証明する証拠として認められます。しかしながら、レシートでは証拠能力が低いというイメージからかレシートでは経費申請できない企業もあります。フリーランスの場合は、自身でやることなのでどちらでも問題ありません。気になる方は、念の為に領収書も別途もらっておくとよいでしょう。

また、領収書でなくとも代金を支払ったことを証明できる書類であれば問題ありません。たとえば、銀行振込の控えやクレジットカードの明細、商品代引の控えなどです。原則、これらの書類を利用してもらうことで領収書を発行しないとしている企業もあります。どういったものが領収書の代わりとして使えるのか把握しておきましょう。

領収書はどうやって保管する？

領収書は、証拠書類として保管する義務があります。保管する年数は、確定申告の方法や所得金額によって5年もしくは7年と決まっています。どちらになるか調べてきっちりその年数だけ保管するのもよいのですが、他にも保管しなければならない書類（帳簿や契約書など）があり、そちらは7年間となっているため、すべての書類を7年間保存したほうがあれこれ考えずに済むのでおすすめです。

保管する際には、時系列順にファイルにとじておくとよいでしょう。レシートなど細かい書類は、台紙に貼り付けたうえでファイリングすると綺麗に収納できます。紙の書類がかさばって邪魔だという方は、税務署に申請することで、デジタルデータ（画像やPDFなど）での保管が認められます。なお、形式などに細かい決まりがあります。

なくしてしまった場合の罰則

領収書を紛失してしまっても、特に罰則があるわけではありません。しかしながら、代金を支払った証明がしにくくなり、税務署から疑われる原因になってしまいます。とはいえ、注意していてもなくしてしまう時はなくしてしまうもの。そんな時は、領収書を再発行してもらうか購入証明書で代用しましょう。どちらもない場合は、最終手段として自分で出金伝票を作成して、いつどこでなににいくら支払ったかを記録として残しておきましょう。税制上は、領収書がなくても経費として認められますので、領収書がないものが多すぎない限りは問題ないでしょう。

まとめ

サラリーマンの方だと、会社に経費申請しても場合によっては承認されないこともありますが、フリーランスの方であれば税制上問題ない範囲であれば、自分で自由に経費として扱うことができます。事業内容よっては、サラリーマンでは経費にできないようなものも経費にすることができるので、有効に活用しましょう。領収書をしっかり管理することをお忘れなく。あなたはどんな費用を経費で落としますか？

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